Kako učinkovito upravljati vremenom na poslu kako biste smanjili stres

Jesu li vam uredski zadaci stresni i umorni ste? Ako je odgovor DA, evo 7 izvedljivih strategija za učinkovito upravljanje vremenom i u konačnici smanjenje stresa.

Upravljanje vremenom je vrlo važan aspekt života, ali ipak će mnogi ljudi radije naučiti upravljati svojim novcem za razliku od svog vremena. U stvarnosti, možete zaraditi više novca, ali vrijeme koje ste potrošili ili nametnuli ne možete vratiti.

Ako ne možete dobro upravljati vremenom, definitivno ćete završiti pod stresom. Ako dobro upravljate svojim vremenom, primijetit ćete da ćete biti sretniji i da ćete imati puno više vremena za obavljanje drugih stvari koje su vam važne.

Što je stres?

Može se reći da je stres fizički, mentalni i emocionalni odgovor tijela na vanjski poticaj, poput opasnosti ili prijetnje. Kad se ljudsko biće suoči s opasnom ili prijetećom situacijom, tijelo oslobađa poplavu hormona stresa, uključujući kortizol i adrenalin u krvotok. Ovi hormoni pomažu pogoršati fokus, povećavaju vrijeme reakcije, zatežu mišiće i povećavaju snagu i izdržljivost te vam na taj način pomažu da što bolje nadvladate situaciju.

Ovo samo pokazuje da stres nije nužno loša stvar. Na primjer, stres vam može pomoći da vas drže na nožnim prstima tijekom prezentacije na poslu. Međutim, ljudsko tijelo ponekad ne može prepoznati razliku između fizičke opasnosti i emocionalne nevolje i kao takvo može reagirati na isti način i na fizičku i na emocionalnu prijetnju.

Na primjer, vaše tijelo može tumačiti da pokušavate ispuniti rok na poslu kao fizičku opasnost koja rezultira oslobađanjem hormona stresa. Kad se to dogodi prilično često, tijelu postaje još lakše oslobađanje spomenutog hormona i teže ga je zaustaviti što dovodi do povišenog stresnog stanja većinu vremena.

Kakva je povezanost između stresa i upravljanja vremenom?

Pronalazite li stalno u svom poslu? Dođete li na kraju dana i otkrijete da na svom popisu obaveza niste postigli apsolutno ništa. Pa, izgledi su da niste dobri u upravljanju vremenom i to vam ne čini dobro fiziološko zdravlje.

U stvari, studija koja je provedena na poslu i stresu otkrila je da radnici koji nisu uložili velike napore da upravljaju svojim vremenom osjećaju manje kontrole nad svojim životom. Studija koju je proveo British Medical Journal kaže da se stresom na radnom mjestu svodi na efikasno upravljanje vremenom. Također misli da stres na radnom mjestu također krvari u kućnom životu i podriva opušteni život kod kuće.

Gotovo svi na radnom mjestu muče se stresom koji je povezan s pokušajem ispunjavanja rokova, a još uvijek pokušavaju žonglirati drugim osobnim odgovornostima i zadacima. Mnogo ljudi u svijetu danas se mora uklopiti u ulogu roditelja, supružnika ili zaposlenika. Pokušaj zadržati uloge koje dolaze sa svih ovih položaja može biti prilično zastrašujući čak i uz pomoć tehnologije.

Postoji opće uvjerenje da ako ste u stanju potaknuti sebe da radite brže, tada ćete moći prevladati stres. Drugi pak s druge strane vjeruju da mogu bolje upravljati svojim vremenom povećavajući broj sati koliko rade u jednom danu, što rezultira uskraćivanjem sna.

3 konačne prednosti učinkovitog upravljanja vremenom

a. Pomaže u smanjenju briga koje proizlaze iz provođenja projekta: Kada stvorite jasan plan i vremensku traku važnih prekretnica, smanjit ćete stres koji nastaje zbog rada na projektu.

Provjera glavnih koraka pomoći će vam da budete centralizirani i omogućiti će vam da provjerite svoj napredak u odnosu na već spomenute korake. Zbog činjenice da možete lako nadzirati projekt dok se on odvija, tijekom postupka bit ćete mnogo mirniji.

b. Omogućuje vam dovoljno odmora: učinkovito upravljanje vremenom omogućit će vam dobar noćni odmor. Također vam sprječava da odvojite vrijeme za slobodno vrijeme u nekoj drugoj rekreaciji, jer ste se već pravilno odmorili kada ste to trebali učiniti. Učinkovitim upravljanjem vremenom možete dovršiti zadatak koji imate na svom radnom mjestu, uživati ​​u svom osobnom životu i još uvijek dobro spavati.

c. Pomaže u sprečavanju osjećaja preplavljenosti: nije neuobičajeno da se osjećate preplavljenim kad pokušate pokrenuti projekt, pogotovo ako postoje drugi manji projekti koji i dalje trebaju vašu pažnju. Ako pravilno upravljate svojim vremenom, moći ćete dati prednost najvažnijem zadatku i na taj način osjećati veću kontrolu nad situacijom.

Jedan od najboljih razloga za poboljšanje upravljanja vremenom je izbjegavanje stresa. Međutim, koliko god dobro upravljali svojim vremenom, s vremena na vrijeme neizbježno ćete osjetiti neki oblik stresa. Evo uobičajenih simptoma lošeg stresa i upravljanja vremenom:

  • Povećani osjećaj razdražljivosti
  • Umor
  • Poteškoće u koncentriranju
  • nezaboravnost
  • Gubitak sna
  • Tjelesni poremećaji poput glavobolje, osipa, svrbeža, grčeva i dr
  • Depresija

No, istina i dalje ostaje da nijedna od gore spomenutih metoda neće ponuditi trajno rješenje jer će vas guranje do krajnjih granica samo brže izgorjeti i još brže će vam se stresati.

Evo dobre vijesti; možete poboljšati vrijeme upravljanja. Ako obratite pažnju na to kako provodite vrijeme, pomoći će vam da to učinkovitije upravljate. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da upravljate vremenom na poslu kako biste učinkovito smanjili stres.

Kako učinkovito upravljati vremenom na poslu kako biste smanjili stres

1. Iskoristite planere: neki se i dalje drže uvjerenja da njihovo planiranje samo iziskuje vrijeme koje su mogli posvetiti važnijim pitanjima. To je, međutim, vrlo daleko od istine. Planeri su vrlo korisni alati za upravljanje vremenom.

Da biste ih učinkovito iskoristili, prvo biste trebali zakazati sve redovno zakazane termine, a zatim dodati druge stvari koje je potrebno obaviti u određeno vrijeme, ali nisu postavljene u kamenu. Dalje, trebali biste dodati i druge zadatke koje morate dovršiti tijekom tjedna i dodati malo vremena za oporavak, opuštanje i društveno druženje jer su oni vrlo važni ako želite živjeti život bez stresa.

2. Postavite prioritete: sposobnost davanja prioriteta je zaista važna kako bi se postiglo učinkovito upravljanje vremenom i minimiziralo stres. Postoji mnogo načina da se zadacima odredite prioriteti, a jedan od njih je metoda ABC.

Ovdje ćete morati stvoriti tri popisa. Popis sadrži hitne zadatke. Popis B trebao bi sadržavati zadatke koji se moraju obaviti, ali nisu toliko osjetljivi na vrijeme, a C popis treba sadržavati zadatke koje ćete željeti obaviti, ali koji nisu vremenski osjetljivi.

Možete odrediti i prioritete zadacima u smislu utjecaja u odnosu na napor. Zadatak visokog učinka, ali malo napora bit će brza pobjeda, a veliki utjecaj i veliki napori vaši su glavni projekti.

Ipak, još jedan način davanja prioriteta jest pogled na hitnost u odnosu na važnost. Zadaci koji su hitni i važni trebaju se dati najviši prioritet, dok se zadaci koji nisu hitni i nisu važni, uglavnom smatraju gubitkom vremena i možda se ne vrijede baviti njima.

3. Kontrolirajte odugovlačenje: odugovlačenje jednostavno znači odlaganje zadataka koje jednostavno možete obaviti odmah. Za većinu ljudi, što je zadatak stresan, dugotrajan ili nepoželjan, veća je vjerojatnost da će ga pokušati odgoditi na neki budući datum.

Ljudi također odgađaju zbog nedostatka znanja ili vještina za obavljanje određenog zadatka. Strah od nepoznatog, procjenjivačka anksioznost (strah da zadatak nećete dovršiti dovoljno dobro) također su neki od razloga zbog kojih ljudi odgađaju. To, međutim, samo uspijeva još više poduprijeti stres dok se broj zadataka povećava. Pa kako prevladati odugovlačenje? To možemo učiniti:

  • Razbijanje velikih zadataka na manje i upravljive dijelove : Na primjer, ako imate projekt za koji vam je potrebno oko 4 sata. Svoj rad možete podijeliti na blokove od sat vremena tijekom dana ili čak nekoliko dana. Težak zadatak je lakše suočiti ako im poklanjate samo kratko vrijeme.
  • Iskoristite petominutni plan: recite sebi da ćete na zadatku raditi samo pet minuta, nakon što krenete, primijetit ćete da ćete vjerojatno prijeći oznaku za pet minuta.
  • Stvorite kratkoročne rokove: kratkoročni rok pomoći će vam da uobičajeno ispunite svoje rokove. Natjerat će vas da uvijek radite stvari i na taj način, kad se suočite s dugoročnim rokom, nećete imati toliko pritiska i nagomilanog posla.
  • Izbjegavajte da pokušavate biti savršeni: perfekcionizam je jedna kvaliteta koju se nikada ne može postići, ali pokušavajući je neprestano postizati uvijek će vam ostaviti stres. Vaš krajnji fokus trebao bi uvijek biti dati sve od sebe; Ako sebi date dovoljno vremena da date sve od sebe, u konačnici će smanjiti razinu stresa.
  • Postavljanje ciljeva: pregledavajući svoje ciljeve i obazirući se na cijenu, vidjet ćete važnost onoga što radite. Pokušajte stvoriti ciljeve koji su specifični, mjerljivi, ostvarivi, relevantni i vremenski ograničeni.
  • Iskoristite Pomodoro metodu: ovdje se odlučujete za zadatak koji trebate obaviti. Zatim postavite tajmer na 25 minuta. Tijekom tog razdoblja, radite na zadatku sve dok odbrojivač vremena. Napravite kratku pauzu od tri do pet minuta. Nakon četiri ciklusa počinju raditi duže pauze od petnaest do trideset minuta.

4. Upravljajte svojim obvezama: previše ili čak nedovoljno obveza može dovesti do stresa. Otpuštanje nekih obaveza koje možda imate ne znači nužno i da se odričete.

To znači da znate što vam je važno, ograničenje zadatka koji možete obaviti i u stanju ste odlučiti kako želite potrošiti vrijeme koje imate kako biste bili na razini maksimalne produktivnosti. Ne brinite se za stvari koje vam nisu važne.

5. Ako je moguće, delegat: pokušaj da sve učinite sam ili pokušavate biti na svim mjestima istovremeno može brzo izgorjeti pojedinca. Važno je napomenuti da, koliko god poduzetnik ili zaposlenik bio stručan, on / ona ne može obaviti svaki zadatak.

Umjesto da pokušavate upravljati zadatcima, bolje je prenijeti višak dužnosti na kompetentne članove osoblja. Ovo je mjesto gdje dolazi učinkovit tim. Ako ravnomjernije rasporedite posao, svi će dobiti manje zadataka i kao takvi će biti učinkovitiji i produktivniji.

Također je korisno razlikovati kada možete pomoći i gdje vam je potrebno. Iskusni vođe uče da je potonji važniji od prvog.

6. Saznajte više o znakovima koji bi mogli značiti da ste pod stresom ili da imate poteškoća u upravljanju svojim vremenom. Možete tražiti od prijatelja, članova obitelji ili kolega da vam kažu znakove koje vide kada ste pod stresom.

7. Upravljanje svojim vremenom traje navikavanja. Možete se uvježbati da postavite jednostavno pitanje; "Je li ovo što bih sada trebao raditi? Ako je odgovor da, nastavit će to činiti."

8. Izbjegavajte rasipanje vremena: izbjegavajte gubitke vremena na radnom mjestu jer su zajamčeno da vas uvijek povlače natrag i sprečavaju u ostvarenju zadatka. Neki od tih otpadnih vremena uključuju;

  • Prekid: prekidi će uvijek biti dio radnog mjesta, ali način na koji se s njima nosite govori o tome hoće li to zapravo rezultirati gubitkom vremena.
  • Loša vještina delegiranja: ako pokušate sami postići mnogo stvari rezultirat će samo gubitkom vremena koje bi se moglo bolje iskoristiti u drugim nastojanjima.
  • Naprave: uređaji za komunikaciju zaista su važni na radnom mjestu, ali ako se njima ne upravlja pravilno, mobilni telefoni, glazbeni player i računala itd. može se brzo pretvoriti u ogroman izvor distrakcije i na kraju rezultirati gubitkom vremena.
  • Druženje sa suradnicima: druženje sa suradnikom neophodno je za zdravo radno okruženje, ali treba imati na umu da niste bili zaposleni u organizaciji za druženje s drugima. Ograničite količinu vremena koje provodite u razgovoru sa kolegama i suočite se s vašim radom.

Zaključno, stres je vrlo česta pojava na radnom mjestu zahvaljujući dinamičnoj prirodi radnog mjesta i sve većem opterećenju rada prosječnog radnika. Ali još uvijek postoji nada kako ćete moći živjeti ispunjeno djelo i osobni život lišen stresa.

Istina će uvijek ostati da će uvijek biti puno toga što nema dovoljno vremena ili energije da im se svima pridruži. Ipak, ako naučite kako učinkovito upravljati svojim vremenom, moći ćete pojednostaviti svoj život.